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各培养单位：
结合学校实际情况，现启动秋季学期研究生国际交流奖学金报销工作。关于本次报销事宜现通知如下：
一、报销时间安排
5月9日-5月15日 学生提交佐证材料；院系提交报销老师工号至研究生院进行项目授权。
5月18日-5月22日 院系审核、录入系统，提交报销单原件（院系负责人签字后）及学生报销凭证复印件至研究生院。
5月25日-5月27日 研究生院审批，发oa审批单及返还报销单至院系。
5月28日 院系持研院oa单、院系报销单、学生凭证原件去财务部报销。
二、报销内容及标准
1、报销内容：往返交通费、住宿费、会议注册费。
2、报销标准：博士研究生、硕士研究生报销金额每人最高1万元人民币。
注意：具体交通、住宿标准及原始凭据合理合法性需按照国家及学校财务有关具体规定执行，往返交通费、住宿费、会议注册费单项报销金额不得超出学生前期提交国际交流报销单审批的单项金额，如确实因不可抗拒因素超出，须填写提交财务部《报销情况说明》。
附：具体说明：
一、学生佐证材料提交
请于5月22日前以院系为单位发送本批次报销研究生《南方科技大学研究生国际会议总结报告表》及会议、项目照片（2张）至邮箱gs-edu@sustech.edu.cn。邮件请以“xx院系2019年秋季学期研究生国际交流总结”命名。
二、报销流程
1、研究生院项目授权
请各院系5月15日（含15日）前将负责报销老师的信息（工号、姓名、院系）提交至研究生院综合办张文丹老师处（邮箱：zhangwd@sustech.edu.cn），研究生院将本项目资金授权（授权日期：授权日-5月22日，超过授权时间，此次不再受理）。
2、研究生提交报销凭证至院系
研究生将行程单、登机牌、住宿发票、刷卡记录、会议要求、会议费发票等相关凭据交至院系。
3、院系负责审核、录入财务系统
院系审核学生报销凭证，并在财务系统录入。（往返交通费、住宿费、会议注册费单项金额应未超过学生提交国家交流审批表中审批金额，如超过，须一并提交《报销情况说明》）
录入系统时请使用“研究生国际交流奖学金”项目填写报销单，事由填写 “××系-××（硕士/博士）××（姓名）国际交流奖学金”。
4、院系提交材料至研究生院
院系将报销单原件（院系负责人签字后）、学生报销凭证复印件及学生交流成果总结材料交至研究生院。
5、研究生院审批签字
研究生院对各院系提交的报销材料进行审批签字，并走oa审批单。
6、财务报销
研究生院将审批签字后的院系报销单、研院oa审批单给各院系，各院系负责老师持报销材料至财务部进行报销。
（联系人：初琳88015860）
2020年5月9日
研究生院