研究生国际学术会议交流项目是指学校资助优秀硕士、博士研究生赴境外参加本学科领域权威的学术会议。

 

项目介绍

内容	研究生国际学术会议交流项目
资助对象	独立培养研究生(全日制非定向)哈工大联合培养研究生
申请资格	硕士-完成论文开题报告；博士-修完专业课程
申请时间	2月、5月、9月、11月
资助范围	往返交通费、住宿费、会议注册费
资助额度	上限10000元/人/次（可多次申请）
评定流程	学生申请--院系审核--研究生院复核

 

相关Q&A

1. 国际学术会议的申请对象是谁？需要满足什么条件？

我校独立培养的研究生和我校与哈工大联培的研究生可以申请出国参加国际学术会议。

硕士生原则上需要完成开题报告，博士生需要修完专业课程，如果没有满足上述条件的研究生要申请参加国际会议，需要发表至少一篇被会议录用的一作论文。

2. 国际学术会议的资助内容有哪些？

本项目资助研究生参加国际学术会议的往返交通费、住宿费、会议注册费。

3. 国际会议的资助金额是多少？研究生可多次申请参加国际学术会议吗？

本项目资助金额上限为10000元，导师提供不低于1:1的配套支持。

在基本学制内，可多次申请国际会议，资助总金额不超过10000元。

4. 什么时候可以申请国际会议？

本项目每年可申请4次，分别在2月、5月、9月和10月。

5. 申请国际会议的材料都有哪些？

①《南方科技大学研究生境外学术会议交流项目审批表》

②国际学术会议邀请函、论文接收函或报告邀请、会议网站信息或介绍等。

③在派出前应签署《南方科技大学研究生因公外出申请表》、《学生声明》、《亲属声明》、《境外交流学习协议书》

6. 国际学术会议的申请流程是什么？

①研究生将所需材料准备好交由院系，院系审核好指挥确定推荐人名单，提交推荐人名单及申请材料至研究生院

②研究生院复核申请材料，确定最终资助名单。

7. 国际学术会议的报销流程是什么？

①、研究生院项目授权

请各院系将负责报销老师的信息（工号、姓名、院系）提交至研究生院，研究生院将本项目资金授权。

②、研究生提交报销凭证至院系

研究生将行程单、登机牌、住宿发票、刷卡记录、会议要求、会议费发票等相关凭据交至院系。

③、院系负责审核、录入财务系统

院系审核学生报销凭证，并在财务系统录入。（往返交通费、住宿费、会议注册费单项金额应未超过学生提交国家交流审批表中审批金额，如超过，须一并提交《报销情况说明》）

录入系统时请使用“研究生国际交流奖学金”项目填写报销单，事由填写 “××系-××（硕士/博士）××（姓名）国际交流奖学金”。

④、院系提交材料至研究生院

院系将报销单原件（院系负责人签字后）、学生报销凭证复印件及学生交流成果总结材料交至研究生院。

⑤、研究生院审批签字

研究生院对各院系提交的报销材料进行审批签字，并走oa审批单。

⑥、财务报销

研究生院将审批签字后的院系报销单、研院oa审批单给各院系，各院系负责老师持报销材料至财务部进行报销。

8. 研究生归国后须准备考核材料吗？

需要。获资助者于会议结束两周内，向所在院系提交《南方科技大学研究生境外学术会议总结报告》、参会论文复印件、参加会议照片等材料。考核通过后，方可办理报销手续。